Obieg dokumentów związanych z szeroko pojęta księgowością powinien odbywać się według ściśle określonych reguł. W każdej firmie prywatnej czy instytucji państwowej. ważne jest, aby obieg dokumentów był dobrze zorganizowany. Znacznie ułatwia to pracę, a ponadto zwiększa jej efektywność. Reguły związane z archiwizowaniem pism dotyczą szczególnie przyjmowania i rozliczania sum depozytowych. Obieg dokumentów powinien być nadzorowany przez kierownika danej jednostki. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego kierownik powinien przede wszystkim wskazać dokumenty, które są podstawą ujmowania w księgowości operacji gospodarczych w zakresie wpłacania, zwracania oraz przekazywania na rachunek budżetu danej jednostki samorządu terytorialnego sum depozytowych. Ponadto musi ustalić, kto jest odpowiedzialny za sporządzanie tych dokumentów. Musza być one szczegółowo sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Kierownik powinien ponadto ustalić szczegółowe terminy sporządzania i przekazywanie do księgowości tychże dokumentów.
