Obliczenie kosztów wynikających z zakupu paliwa do samochodu w firmie uzależnione jest od jego formalnego statusu – wcześniejszego wpisania do ewidencji środków trwałych lub ustalenia tzw. kilometrówki. Obniżenie kosztów można uzyskać m. in. dzięki karcie paliwowej euroShell dostępnej na Fleetcor. Niezależnie od wybranej formy, rozliczanie wydatków – np. paliwa – bezpośrednio przekłada się na finanse i płynność działania firmy.

Jak poprawnie rozliczyć wydatki przeznaczone na paliwo a ujmowane w kosztach ponoszonych przez przedsiębiorcę? Przed jakimikolwiek analizami finansowymi, niezbędne jest precyzyjne wskazanie, w jaki sposób samochód jest używany do celów biznesowych.

Wariant 1. Samochód używany wyłącznie w firmie

Przedsiębiorca może w takiej sytuacji ubiegać się o pełne odliczenie podatku VAT od samochodu osobowego oraz wydatków ponoszonych na jego użytkowanie. By tak się stało, niezbędne jest zgłoszenie używania pojazdu na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym, wprowadzenie regulaminu użytkowania auta oraz prowadzenia tzw. kilometrówki – zestawienia przejechanych tras w celu służbowym.

W praktyce to rozwiązanie uznawane powszechnie za uciążliwe. Precyzowanie kilometrówki wymaga prowadzenia skrupulatnych notatek niezbędnych na wypadek kontroli skarbowej. Choć wariant ten pozwala na 100-procentowe odliczenie podatku VAT, użytkowanie samochodu – a więc i wliczania np. pełnych kosztów paliwa do kosztów biznesowych – wiąże się z formalnościami, o które trudno w przypadku prowadzenia np. niewielkiej działalności gospodarczej. Stąd niesłabnąca popularność innego rozwiązania.

Wariant 2. Samochód do użytku prywatnego

Nadmiar procedur związanych z używaniem auta do celów służbowych może odstraszyć każdego przedsiębiorcę. Efekt to rosnąca skłonność do opcji 50/50. W takiej sytuacji przedsiębiorca – zakładając prawdopodobieństwo użytku prywatnego – godzi się na odliczanie tylko połowy VAT oraz kosztów ponoszonych na użytkowanie samochodu. W ten sposób jego rozliczenia wyglądają skromniej, ale też nie musi prowadzić żadnej dodatkowej ewidencji i zgłaszać użytkowania pojazdu.

Takie rozwiązanie uznawane jest za opłacalne właśnie ze względu na prostotę – księgowania wydatków, rozliczenia z fiskusem, prawnego rozwiązania kosztów wynikających z użytkowania samochodu.

Wariant 3. Leasing samochodu

To opcja szczególnie popularna wśród osób poszukujących samochodów o określonych możliwościach – np. technicznych – oraz pojazdów przeznaczonych dla kadry kierowniczej lub floty przedstawicieli handlowych. Leasing nie oznacza własności samochodu, ale przedsiębiorca decydujący się na takie rozwiązanie nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki, by rozliczyć koszty eksploatacji. Może zaś wliczyć w koszty prowadzonej działalności wydatki ponoszone na wypożyczenie samochodu – niezależnie w jakiej formie będzie go na codzień użytkował.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Paliwo – niezależnie od stosowanego typu – podlega więc rozliczeniom analogicznie do innych wydatków: w pełni w przypadku samochodów używanych wyłącznie do celów firmowych oraz w połowie w przypadku aut stosowanych częściowo do prywatnych. Obejmuje to zarówno stawkę VAT jak i podstawę do opodatkowania.

Niezależnie od ostatecznego wyboru, doskonałym sposobem na optymalizację kosztów są karty paliwowe. Rozliczenie kosztów paliwa w firmie jest przy ich użyciu nie tylko prostsze – nie wiąże się z nadmiernymi analizami a z użyciem gotowego zestawienia do zaksięgowania – oraz tańsze.

Jak firma może zaoszczędzić na paliwie? Możliwości są ograniczone. Trudno bowiem liczyć na skuteczność przedstawicieli handlowych korzystających z miejskiej komunikacji lub kierowców ciężarówek stosujących nadzwyczaj rygorystyczny ecodriving. Można oczywiście poszukiwać rozwiązań technologicznych – chociażby wymieniając opony standardowe na klasę premium, co pozwoli oszczędzić ok. 20 proc. wydatków – oraz regularnie sprawdzać ich ciśnienie. Trudno zaś oczekiwać, że jakakolwiek firma zrezygnuje z ograniczenia ładunku o 100-200 kg tylko dlatego, że wpłynie to korzystnie na średnią spalanego paliwa w samochodzie. Monitoring korków, wybór najbardziej optymalnych tras, najwyższej jakości diagnostyka: te rozwiązania są oczywiście pomocne, ale w realiach wszechobecnego pośpiechu – bardzo utrudnione.

Szczególnie małe firmy poszukują więc oszczędności w innej formie. Wykorzystują do tego karty paliwowe, których zasada działania przypomina karty kredytowe. Ustalony limit pozwala na bezgotówkowe tankowanie – zazwyczaj tańsze niż przy standardowych cenach. Oszczędność związana z kartami paliwowymi ma jednak jeszcze drugą stronę – czynnik ludzki. Faktury, analiza rozliczeń, systemy weryfikacji – wszystkie formy kontroli wydatków sprawiają, że niezbędne jest zaangażowanie pracowników do obsługi systemu księgowego lub kontroli wewnętrznej. Karty paliwowe to prosty system rozliczeń i precyzyjne określenie wydatków – a jednocześnie realna oszczędność na kosztach obsługi.

Ile można zaoszczędzić na karcie paliwowej

Współpraca z operatorem kart paliwowych – np. z Fleetcor – to zawsze dostęp do rabatów na paliwo, które pozwalają obniżyć łączne koszty tankowania. Rynek umożliwia dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsza forma rabatowania uzależniona jest od ilości tankowanego paliwa – im większe ilości, tym lepszą można wynegocjować ofertę. Drugi system polega na wykorzystywaniu do tankowania konkretnych, wskazanych wcześniej stacji. Na podstawie indywidualnych, wcześniejszych ustaleń to wskazane punkty zapewniają bardzo atrakcyjne ceny za skorzystanie z ich usług.

Upusty – w zależności od konkretnych warunków i wolumenu tankowanego paliwa mogą wahać się od 7 do nawet 30 groszy na litrze paliwa. Często, w przypadku największych graczy, zbliżają się więc do cen hurtowych.

Inną zaletą kart paliwowych, dzięki której można liczyć na oszczędności są programy lojalnościowe. Kolejne tankowanie przy wykorzystaniu plastiku konkretnego operatora przekłada się bezpośrednio na punkty, które również można – po konsekwentnym używaniu – na kolejne napełnienie zbiornika. Lojalność przy używaniu kart daje więc kolejne wymierne korzyści – szczególnie przy dużej flocie samochodowej.

Karta paliwowa a realnie odczuwalne zyski

Rosnące wymagania prawno-księgowe sprawiają, że obsługa kosztów paliwa i ich rozliczanie w firmie wymaga nie tylko czasu, ale odpowiedniej wiedzy i pracowników. Stąd powszechne dążenie firm do ograniczenia formalności – a zarazem rzeczywistych oszczędności. Rabaty sięgające kilkudziesięciu groszy na litrze tankowanego paliwa, korzyści związane z programami lojalnościowymi, łatwość księgowania oraz obsługi, a jednocześnie możliwość precyzyjnego ograniczenia kosztów – zalety wykorzystywania kart paliwowych są niepodważalne. Wbrew przyjętej ogólnie opinii, nie są przypisane wyłącznie do dużych przedsiębiorstw; realne zyski – konkretne na rachunku bankowym jak i w oszczędności czasu – są w zasięgu również niewielkich firm i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ